Registro de Llamadas de Cobro

Los cobradores llevan registros detallados de cada contacto con usted. La mayoría de los consumidores no llevan ninguno. Ese desequilibrio decide muchas disputas. Un registro de llamadas lo corrige. Esta plantilla le da un formato simple y repetible para documentar cada contacto de cobro mientras su memoria está fresca.

Cuándo este registro puede ser útil

Comience un registro la primera vez que cualquier cobrador lo contacte. Sígalo llevando incluso si las cosas parecen tranquilas. Importa más cuando:

• Las llamadas son lo bastante frecuentes como para sentirse como acoso, o llegan antes de las 8 a.m. o después de las 9 p.m.
• Quien llama amenaza con una demanda, un embargo, o un arresto, o no se identifica
• Los cobradores contactan a su empleador, familia, o amigos sobre la deuda
• Usted envió una carta de validación o de cese de comunicación y necesita rastrear qué pasa después de la entrega
• Más de un cobrador reclama la misma deuda — una señal clásica de una cuenta vendida o fabricada

Los casos bajo la FDCPA y las quejas ante reguladores a menudo dependen de patrones: cuántas llamadas, en qué días, diciendo qué. Los propios registros de un cobrador rara vez capturan las amenazas. Su registro sí.

Lo que un registro no puede hacer

La plantilla del registro

La plantilla de abajo es un ejemplo educativo para su propio uso. Cópiela en una libreta, un documento, o una hoja de cálculo, con una entrada por contacto. También funciona para cartas, mensajes de texto, correos electrónicos, y mensajes de voz, no solo llamadas.

REGISTRO DE CONTACTO DE COBRO — [Su nombre]

Número de entrada: [1, 2, 3...]
Fecha: [DD/MM/AAAA]
Hora: [inicio y fin, con zona horaria]
Tipo de contacto: [llamada recibida / llamada hecha / mensaje de voz / carta / texto / correo]
Nombre de la empresa: [tal como lo dijo quien llamó]
Nombre e identificación de quien llamó: [nombre y número de empleado, si lo dio — pida ambos]
Número de teléfono: [número en el identificador de llamadas, y cualquier número de devolución dado]
Deuda referenciada: [acreedor nombrado, número de cuenta o referencia, monto exigido]
Lo que dijeron: [resumen con sus propias palabras; cite las amenazas palabra por palabra]
Amenazas o presión: [ej.: amenazó con demanda, arresto, embargo, le contó a un
  compañero de trabajo sobre la deuda, exigió el pago ese mismo día]
Lo que dije: [resumen — anote si NO admitió deber la deuda]
Testigos: [cualquiera que escuchó la llamada o vio el mensaje]
Seguimiento necesario: [carta por enviar, documento por encontrar, fecha límite por anotar]

Campos que se deben capturar siempre

Qué guardar junto con su registro

El registro es el índice. La evidencia vive al lado. Guarde las cartas de cobro y los sobres (los matasellos importan), los avisos de validación, y capturas de pantalla de mensajes de texto e historiales de llamadas. Guarde los mensajes de voz en algún lugar duradero también. Guarde copias de cada carta enviada, junto con los recibos de correo certificado y de acuse de recibo. Cuando una carta que usted envió importa — una carta de validación o de cese de comunicación — anote su fecha de entrega en el registro. Eso hace obvio el patrón de antes y después.

Mantenimiento de registros

Guarde todo junto, y guárdelo por años. Incluso una deuda resuelta puede reaparecer, ya que las deudas vendidas tienen la costumbre de regresar. Usuarios digitales: use una carpeta por cobrador, nombre los archivos por fecha, y haga copias de seguridad. Usuarios de papel: use un sobre o carpeta por cobrador. La consistencia vale más que la elegancia. Un registro ininterrumpido y con fechas es lo que hace creíble el registro.

Errores comunes que se deben evitar

• ✕Esperar a 'atraparlos haciendo algo ilegal' antes de empezar el registro. Las primeras entradas establecen el patrón.
• ✕Escribir entradas días después de memoria en lugar de durante o justo después del contacto.
• ✕Parafrasear las amenazas. 'Lo van a arrestar el viernes', citado exactamente, es mucho más fuerte que 'me amenazaron'.
• ✕Registrar llamadas pero descartar sobres, cartas, y mensajes de voz que las corroboran.
• ✕Grabar llamadas sin verificar primero la ley de consentimiento de su estado.
• ✕Mantener un registro perfecto pero nunca usarlo. Un patrón documentado pertenece en una queja o en manos de un abogado.

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